Все мы рано или поздно сталкиваемся с таким вопросом, как организация мероприятий? Будь-то корпоративный праздник, семейное торжество или же мероприятие, целью которого является повышения продаж вашей продукции. Сейчас мы рассмотрим процесс его проведения. Начнем с главного.
Определяем цель мероприятия
Если вашей целью является привлечение клиентов, партнеров, тогда это будет конференция, либо мастер-классы, либо выставка. А чтобы все это действо не было скучным и монотонным, следует обратиться к профессионалам, для которых организация мероприятий обычное дело.
Выбираем место
Чтобы выбрать место правильно, следует учесть количество приглашенных гостей. Как показывает практика, на любое мероприятие, по тем или иным причинам, приходят не все, поэтому из общего числа вычитаете процентов 20. Это и будет приблизительное количество присутствующих.
Логистика мероприятия
Обязательно продумайте такие детали, как: место для парковки, какое понадобится оборудование, таблички с указателями, минеральная вода и так далее.
Делаем пригласительные
Для того, чтобы людям захотелось прийти на ваше мероприятие, нужно сделать пригласительные, которые заинтересуют. Текста должно быть минимум, а вот красивых и ярких картинок побольше. Это бросается в глаза в первую очередь. Обязательно убедитесь, что в пригласительных правильно указаны место, время и дата проведения мероприятия.
Встреча гостей
Чтобы ваше мероприятие с самого начала прошло гладко, нужно встречать приглашенных людей подобающим образом. Для этого вам понадобятся услуги хостес. Поставьте у входа несколько человек, которые встретят и проводят гостей к их местам, чтобы избежать суматохи и неразберихи.
Шоу-программа
Кроме спикеров, на вашем мероприятии обязательно должен быть хороший ведущий и хотя бы небольшая шоу-программа. Иначе мероприятие пройдет однообразно и особо ничем не запомнится. Все хлопоты по данному пункту возложите на ивент-агентство.
Реклама мероприятия
Если вы хотите, чтобы о вас узнали как можно большее количество потенциальных инвесторов, необходимо выделить статью расходов на рекламу вас и вашего мероприятия. Это могут быть листовки, видео-ролики и так далее. После проведения мероприятия желательно разместить как можно больше информации на сайте, в социальных сетях, с обсуждением и высказыванием мнения присутствующих на нем. По возможности, задействуйте средства массовой информации.
Памятные сувениры
Сделайте приятное вашим гостям – подарите им сувениры. Обычно таковыми являются брендированные пакеты, в которые можно положить ручку, блокнот, брошюру, какой-либо другой небольшой подарок.
И будьте заранее готовы к любым ситуациям. В любом случае не паникуйте и постарайтесь разобраться со всеми неурядицами спокойно. А лучше, обратитесь за помощью к профессионалам в ивент-агентство, они возьмут на себя все заботы по организации вашего мероприятия.
